De MC Advisory
Sally Ripley, Conseillère superieur associée
Pour les municipalités qui s’efforcent d’attirer et de retenir les meilleurs talents, des politiques de ressources humaines bien conçues peuvent être la clé pour se démarquer de la concurrence. Des politiques RH efficaces contribuent à créer un lieu de travail positif, efficace et conforme à la législation, favorisant un environnement sain, sûr et productif qui améliore l’expérience des employés et renforce le bien-être général de votre équipe. Afin d’établir des politiques, il est important que les municipalités aient une idée claire de l’objectif et de la nécessité de la politique. En outre, il convient de veiller aux meilleures pratiques et aux considérations juridiques lors de l’élaboration de la politique.
Les politiques ont généralement trois objectifs principaux : assurer la conformité, guider les comportements et faciliter la prise de décision. Avant de mettre en œuvre une nouvelle politique, les municipalités doivent en évaluer soigneusement la nécessité. La politique vise-t-elle à résoudre un problème spécifique, à clarifier les attentes sur le lieu de travail ou à promouvoir la normalisation et l’efficacité? Le fait de justifier clairement la politique favorise la responsabilisation et l’adhésion, tant au niveau de l’élaboration que de la mise en œuvre.
Une politique efficace dans un cadre municipal nécessite un large engagement de la part de l’ensemble de l’organisation. L’implication des élus, des chefs de service et des employés dans le processus d’élaboration permet de s’assurer que les politiques sont pertinentes, en phase avec les objectifs de la municipalité, et qu’elles sont approuvées par le conseil. Les municipalités doivent également tenir compte de diverses considérations juridiques et réglementaires, telles que la conformité aux lois provinciales et fédérales et aux conventions collectives des syndicats. En tenant compte des meilleures pratiques, les municipalités peuvent s’assurer que leurs politiques sont non seulement conformes, mais aussi efficaces et alignées sur les normes du secteur public.
En élaborant des politiques RH efficaces, la municipalité doit établir un cadre cohérent pour ses politiques internes afin d’en assurer la clarté, la cohérence et l’applicabilité. Les politiques doivent comprendre les éléments suivants:
- Déclaration de politique Générale
- Définitions
- Objectif
- Application
- Procédures
- Suivi
- Références
- Annexe
Les politiques sont conçues comme une déclaration de la direction sur un sujet particulier. La déclaration de politique générale décrit vos attentes en matière de comportement des employés. Elle doit être courte, simple et facile à comprendre.
Voici un exemple de déclaration de politique générale :
« La municipalité s’engage à fournir un lieu de travail sûr et sain qui favorise un niveau élevé de satisfaction professionnelle et un environnement de travail respectueux. Nous pensons qu’il est de la responsabilité de tous les employés d’œuvrer à l’amélioration constante de notre lieu de travail. Pour aider l’organisation à maintenir un environnement de travail exemplaire, nous exigeons que tous les employés de la municipalité se conduisent de manière éthique et professionnelle à tout moment ».
Les politiques doivent également comprendre une section de définitions, qui expose clairement les termes clés spécifiques utilisés dans la politique. Les définitions garantissent la clarté et la compréhension de l’utilisation prévue de ces termes clés afin de promouvoir la conformité.
Les définitions doivent être suivies d’une déclaration sur l’objectif de la politique. Contrairement à l’énoncé de la politique, l’objectif doit être spécifique et précis – il doit comporter une ou deux phrases et être clair et orienté vers un but. Il identifie l’intention de la politique et ce que la municipalité et la direction souhaitent obtenir grâce à cette politique.
Voici un exemple de déclaration d’objectif :
« L’objectif de cette politique est de décrire les procédures que l’organisation mettra en œuvre pour traiter chaque situation de manière équitable et cohérente, en avertissant dûment l’individu concerné. En outre, elle décrit la manière dont les individus auront la possibilité de corriger les problèmes et les comportements liés au travail. »
La section relative à l’application indique clairement à qui la politique s’applique, en particulier à quel type de personnel, ainsi qu’à qui elle ne s’applique pas.
La partie de la politique consacrée aux procédures doit généralement être concise et décrire la manière dont la politique sera mise en œuvre. Les procédures spécifiques doivent faire l’objet d’un document distinct et une section procédurale plus brève doit être incluse dans la politique, décrivant les exigences procédurales générales. Dans cette section, les responsabilités spécifiques (par exemple, la direction, les employés, les ressources humaines) doivent être précisées dans la mesure où elles sont liées aux responsabilités prévues par la politique.
Pour conclure, la politique doit contenir des détails spécifiques concernant le suivi de la politique, en particulier la personne chargée d’assurer la révision de la politique et la fréquence de la période de révision. Il est important que les politiques soient révisées régulièrement, généralement une fois par an, compte tenu des modifications apportées à la législation et des besoins de l’organisation. En outre, il est important de tenir compte du retour d’information des employés sur l’efficacité des employés lors de la révision et de l’apport des modifications.
Enfin, la politique doit également mentionner toute référence spécifique à la politique, notamment les politiques, normes, procédures et législations connexes auxquelles la politique doit se conformer ou qui sont liées au contenu de la politique. S’il existe des modèles, des formulaires ou des informations supplémentaires, ils doivent figurer en annexe.
L’élaboration de politiques de ressources humaines efficaces est essentielle pour les municipalités afin de favoriser l’engagement et la productivité du personnel et de répondre aux besoins de la population desservie par la municipalité. MC Advisory fournit un large éventail de services de soutien en matière de ressources humaines, y compris l’élaboration de politiques, et peut aider votre municipalité à établir des politiques de base et des politiques complémentaires.
Pour un audit RH complémentaire permettant d’explorer les politiques et autres besoins RH de votre municipalité, contactez un membre de l’équipe de MC Advisory.
