Les communautés du Nouveau-Brunswick sont animées par des événements et du tourisme pendant les mois d’été et d’automne. Voici quelques conseils pour vous aider à assurer la sécurité et la bonne gestion de vos événements
Planifier
C’est Benjamin Franklin qui a dit : « En ne vous préparant pas, vous vous préparez à échouer. »
Vos plans doivent tenir compte de la sécurité de l’événement, de la façon de gérer les urgences (y compris les incidents médicaux), des protocoles d’évacuation et des procédures décrivant comment contacter les autorités compétentes.
Formation du personnel et des bénévoles
- S’assurer que tout le personnel est correctement formé pour comprendre les tâches et responsabilités qui lui sont assignées avant l’événement.
- Mettez en œuvre des politiques et des procédures écrites, car elles fourniront une structure à votre événement.
- Organisez des réunions quotidiennes entre le personnel et les bénévoles avant le début de l’événement, afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et d’offrir des possibilités d’amélioration continue.
- Assurez-vous que votre personnel et vos fournisseurs travaillent aux côtés de la police en ce qui concerne les procédures de sécurité et de sûreté et recevez une formation de la police sur les circonstances dans lesquelles contacter la sécurité.
- Si des employés ou des bénévoles manipulent de l’argent ou travaillent avec des mineurs, des personnes âgées ou des personnes handicapées, assurez-vous qu’ils font l’objet d’une vérification de casier judiciaire et d’une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables.
- Si le personnel ou les bénévoles conduisent des véhicules ou de l’équipement, ils doivent fournir un dossier de conduite, avoir la classe de permis appropriée et pouvoir conduire le véhicule ou l’équipement en toute sécurité.
- Enfin, il est recommandé à tous les volontaires de conclure une convention de volontariat, un peu comme un contrat de travail. Ce type d’accord doit être rédigé par un avocat et contenir des informations telles que les responsabilités et les limites du bénévole ainsi que des informations spécifiques concernant l’indemnisation des accidents du travail, d’autres avantages, des honoraires et toute autre information essentielle compte tenu des tâches qu’il doit accomplir.
Canoe Insurance a mis au point une trousse de bénévolat pour aider ses membres à examiner et à gérer les bénévoles. Veuillez communiquer avec votre conseiller en gestion des risques pour obtenir de plus amples renseignements.
Inspection préalable au site et planification de la sécurité
La mise en place d’une liste de contrôle appropriée pour les inspections avant et pendant l’événement permettra à votre personnel d’identifier et de rectifier tout danger potentiel.
- Inspectez toutes les zones ouvertes au public/aux participants et les espaces réservés à votre personnel et à vos fournisseurs.
- Inspectez les sentiers, les zones de sièges, les tribunes, les places de stationnement, les trottoirs et les escaliers pour vous assurer qu’ils sont exempts d’obstacles. Concentrez-vous sur les risques de trébuchement, ainsi que sur les risques électriques et d’incendie potentiels.
- Documenter correctement tous les dangers potentiels détectés et agir rapidement pour les éliminer/réduire. Affichez des panneaux d’avertissement bien en vue ou fermez ces zones jusqu’à ce que ces dangers soient éliminés.
- En cas d’incident, réagissez de manière appropriée pour aider le personnel ou les participants concernés. Signalez tous les incidents au personnel approprié. Maintenir un rapport approprié de l’incident et prendre des photos au besoin pour documenter l’événement.
- Veuillez contacter un conseiller(e) en gestion des risques de Canoe Insurance pour les listes de contrôle et les formulaires de rapport d’incident : jonathan@canoeinsurance.ca
Gestion des foules
La gestion des foules est importante, en particulier pour les événements qui ont une limite de capacité et les grands rassemblements publics pour les événements en direct (musique, défilés, rodéo, etc.). Une bonne gestion de la foule comprend :
- Affichage d’une signalisation claire, de barricades pour la circulation et de règles de partage pour que tous les participants puissent facilement comprendre.
- Assurer une communication et une coopération claires avec la police locale pour surveiller et intervenir en cas de besoin.
- Avoir un plan en place avec des mesures à prendre pour désamorcer ou disperser toute foule indisciplinée aidera votre personnel à faire face à de tels incidents.
Gestion du stationnement et signalisation
- Assurez-vous que votre événement dispose d’un espace de stationnement suffisant pour tous les participants, y compris ceux qui ont besoin de places réservées aux personnes handicapées.
- Ayez une signalisation appropriée et lisible pour diriger la circulation piétonnière et automobile et où entrer et sortir.
- Désignez des voies de stationnement pour les véhicules d’urgence en cas de besoin, ainsi qu’un plan d’évacuation d’urgence pour les véhicules.
- Placez des affiches pour diriger les participants vers les poubelles, les bacs de recyclage, les toilettes et la tente/centre d’information principal.
Vendeurs d’aliments et d’alcool titulaires d’un permis, assurance
- S’assurer que tous les vendeurs d’aliments sont dûment autorisés par la province en ce qui concerne les pratiques sécuritaires de manipulation des aliments et/ou par Alcool NB pour leurs opérations de service d’alcool.
- Obtenez également une copie de leur certificat d’assurance avec un avenant nommant votre organisation et la municipalité dans laquelle l’événement a lieu répertoriée comme assurés supplémentaires.
- Des extincteurs doivent être disponibles lorsque les vendeurs utilisent des appareils à flamme nue ou au propane dans le cadre des opérations. Gardez toujours une source d’eau à proximité pour aider à éteindre les incendies.
- Veuillez consulter votre chef des pompiers local au sujet de toute interdiction de feu active dans votre zone d’événement.
Les vendeurs peuvent également souscrire une assurance pour les événements spéciaux par l’intermédiaire de IRC (Instant Risk Coverage) Instant Risk Coverage. Veuillez communiquer avec votre Canoe Insurance Représentant du service aux membres pour plus d’informations sur le plan IRC – Assurance événement spécial.
Défilés
Il est essentiel de planifier soigneusement l’itinéraire du défilé.
- Évitez les viaducs, les zones de construction et mettez en place des barrages pour assurer la sécurité des spectateurs et des participants au défilé. Assurez-vous que l’itinéraire n’obstrue pas les itinéraires des services d’urgence et vérifiez toujours que le défilé est autorisé sur les routes de l’autorité compétente. Ne laissez pas les autres véhicules entraver le parcours du défilé.
- Trouvez des endroits sûrs pour les plateformes d’évaluation, les premiers soins, les véhicules de remorquage d’urgence, les ambulances, les tribunes et les zones d’observation.
- Envisagez d’établir des lignes directrices sur ce qui peut être donné aux spectateurs concernant les prix ou les bonbons. Ne jetez jamais d’objets des véhicules, il est plus sûr d’avoir des gens qui marchent pour remettre des friandises aux spectateurs.
- Une supervision adéquate doit être assurée s’il y a de grands groupes d’enfants (c’est-à-dire des scouts) participant au défilé.
- Assurez-vous que tous les opérateurs ont de l’expérience et sont qualifiés pour conduire des véhicules et de l’équipement lors du défilé. L’utilisation de tout équipement et automobile sous l’influence de l’alcool et d’autres substances intoxicantes est illégale et interdite.
- Selon la loi, toutes les automobiles conduites sur la route doivent souscrire une assurance responsabilité civile, obtenir des certificats d’assurance de tous les véhicules participant au défilé. S’assurer que les opérateurs ont les qualifications et l’expérience nécessaires pour utiliser l’équipement et les véhicules.
- Tous les animaux participants doivent être calmes, surveillés et bien dressés. Évitez d’effrayer les animaux en les gardant à l’écart des bruits forts tels que les sirènes, les klaxons, les bandes et les gaz d’échappement bruyants. Demandez aux équipes d’assainissement de nettoyer rapidement après les animaux.
Structures gonflables et structures de tente
- Suivez toutes les directives du fabricant sur l’installation de structures gonflables, de tentes et de structures temporaires.
- Effectuer des vérifications quotidiennes de routine sur les structures pour confirmer qu’elles sont correctement fixées et qu’il n’y a aucun risque de mouvement en cas de mauvais temps.
- Marquez correctement tous les piquets de terre, les pointes et les attaches pour éviter les risques de trébuchement.
- Surveillez toujours les conditions météorologiques pendant votre événement.
- Assurez-vous que le ou les fournisseurs ont une assurance appropriée pour leurs structures.
- NE JAMAIS laisser un dispositif d’amusement gonflable sans surveillance!
Élimination des débris et installations sanitaires
- Assurez-vous d’avoir un nombre adéquat de poubelles/bacs de recyclage par rapport à la taille de votre événement.
- S’assurer que les participants ont accès à des toilettes.
- Désignez une personne ou une équipe pour nettoyer régulièrement et faire le plein de fournitures pendant l’événement.
- Lorsque vous placez des bacs et des toilettes, placez-les de manière qu’ils soient faciles d’accès et à l’abri des risques de trébuchement.
- Tenir un registre indiquant quand les toilettes sont nettoyées, les fournitures réapprovisionnées, quand et par qui.
Préparez-vous à un arrêt d’urgence
- Préparez-vous à l’avance afin d’être prêt à agir dans le cas peu probable où vous devriez fermer rapidement pour des raisons de sécurité.
- Soyez prêt pour les urgences qui nécessitent une évacuation ordonnée et/ou la fermeture de votre événement, comme des conditions météorologiques violentes soudaines et inattendues ou une question de sécurité.
- Passez en revue votre processus de planification d’urgence avant l’événement pour vous assurer que tout le personnel de l’événement est formé et connaît les protocoles et les personnes à contacter.
Pour plus d’informations sur l’un des sujets ci-dessus, contactez : jonathan@canoeinsurance.ca
